Polityka prywatności sklepu ProtMex

Ostatnia aktualizacja: 16 października 2026 r.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych użytkowników sklepu internetowego ProtMex jest Sebastian Pawłowski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą:

Sebastian Pawłowski E-COMMERCE
ul. Piotrkowska 276A, 90-361 Łódź, Polska
NIP: 7282907877
REGON: 544035709
E-mail: protmex@op.pl
Telefon: 455 528 217

Z Administratorem można kontaktować się e-mailem, telefonicznie lub korespondencyjnie na wskazany powyżej adres.

W dalszej części dokumentu określenia „Administrator”, „my” oraz „nasz” odnoszą się do wskazanego przedsiębiorcy, a „Sklep” oznacza sklep internetowy ProtMex.

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osób odwiedzających Sklep, dokonujących zakupów, korzystających z dostępnych usług oraz kontaktujących się z nami.

2. Jakie dane przetwarzamy

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania ze Sklepu. Może obejmować:

• dane kontaktowe i identyfikacyjne — imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy i adres rozliczeniowy, a w przypadku faktury na firmę również nazwę firmy i NIP;
• dane zamówienia — zamówione produkty, ich warianty i liczba, wartość zamówienia, sposób dostawy oraz informacje dotyczące zwrotów i reklamacji;
• dane dotyczące płatności — wybrana metoda płatności, status płatności, identyfikator transakcji i informacje niezbędne do rozliczenia zamówienia;
• dane konta klienta, jeżeli taka funkcja jest dostępna — informacje związane z rejestracją, logowaniem, historią zakupów i ustawieniami konta;
• treść korespondencji — informacje przekazane w wiadomościach, formularzach i zgłoszeniach;
• dane techniczne i dotyczące korzystania ze Sklepu — adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, zdarzenia w serwisie oraz identyfikatory cookies, w zakresie zależnym od używanych funkcji i udzielonych zgód;
• informacje o zgodach i preferencjach — w szczególności ustawienia cookies oraz zapis i rezygnację z komunikacji marketingowej.

Dane płatnicze wymagane do autoryzacji płatności mogą być przetwarzane bezpośrednio przez wybranego operatora płatności, zgodnie z jego polityką prywatności.

3. Skąd otrzymujemy dane

Dane otrzymujemy:

• bezpośrednio od Użytkownika, np. podczas składania zamówienia, kontaktu ze Sklepem lub zapisu do newslettera;
• automatycznie podczas korzystania ze Sklepu, w szczególności poprzez logi techniczne oraz cookies i podobne technologie;
• od podmiotów uczestniczących w realizacji zamówienia, np. operatorów płatności i przewoźników, w zakresie informacji o płatności lub doręczeniu przesyłki;
• od dostawców technologii obsługujących Sklep, w zakresie związanym z udostępnianymi funkcjami.

4. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

Obsługa zamówień i umowy sprzedaży

Dane przetwarzamy w celu przyjęcia zamówienia, obsługi płatności, dostawy, kontaktu dotyczącego zakupu oraz realizacji uprawnień związanych z umową.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie Użytkownika przed jej zawarciem. Jeżeli realizujemy obowiązek wynikający z przepisów, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane przechowujemy przez czas niezbędny do wykonania umowy i obsługi związanych z nią spraw, a następnie w zakresie i przez okres wymagany przepisami lub potrzebny do dochodzenia i obrony roszczeń.

Konto klienta

Jeżeli Sklep udostępnia konto klienta, dane przetwarzamy w celu jego utworzenia i prowadzenia na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane przechowujemy przez okres prowadzenia konta. Usunięcie konta nie oznacza usunięcia danych, które musimy zachować z powodu obowiązków prawnych lub w związku z roszczeniami.

Obowiązki podatkowe i księgowe

Dane zawarte w dokumentacji rozliczeniowej przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Przechowujemy je przez okres wymagany właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi, z uwzględnieniem zdarzeń wpływających na bieg terminów przedawnienia.

Kontakt i obsługa zapytań

Jeżeli zapytanie dotyczy zawarcia lub wykonania umowy, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W pozostałych przypadkach podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i udzielaniu odpowiedzi.

Dane przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie, jeśli jest to uzasadnione, do upływu terminów dochodzenia związanych z nią roszczeń.

Newsletter i komunikacja marketingowa

Jeżeli udostępniamy newsletter lub inne formy komunikacji marketingowej, dane przetwarzamy na podstawie zgody Użytkownika — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Wysyłka treści marketingowych pocztą elektroniczną lub SMS-em oraz marketing telefoniczny wymagają uprzedniej zgody na dany sposób komunikacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Dane wykorzystujemy w tym celu do wycofania zgody lub zakończenia danej formy komunikacji. Z newslettera można zrezygnować przez link w wiadomości albo kontakt pod adresem protmex@op.pl.

Po wycofaniu zgody możemy zachować niezbędne informacje potwierdzające jej udzielenie i wycofanie, jeżeli jest to potrzebne do wykazania zgodności z prawem lub obrony przed roszczeniami.

Analityka i ulepszanie Sklepu

Dane techniczne niezbędne do zapewnienia prawidłowego działania i wydajności Sklepu możemy przetwarzać na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO — naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na utrzymaniu sprawnego serwisu.

Jeżeli korzystamy z opcjonalnych narzędzi analitycznych wymagających cookies lub podobnych technologii, uruchamiamy je po uzyskaniu odpowiedniej zgody. Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Dane przechowujemy przez czas potrzebny do realizacji celu, z uwzględnieniem okresów działania poszczególnych narzędzi i wycofania zgody.

Reklama i personalizacja

Jeżeli korzystamy z narzędzi reklamowych lub personalizujących treści na podstawie aktywności Użytkownika, przetwarzanie wymagające zgody odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Dotyczy to w szczególności opcjonalnych cookies marketingowych i podobnych technologii. Szczegółowy zakres przetwarzania zależy od faktycznie wdrożonych narzędzi oraz wyborów Użytkownika.

Bezpieczeństwo i roszczenia

Dane możemy przetwarzać w celu wykrywania nadużyć, zabezpieczenia Sklepu oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie Sklepu, Użytkowników i naszych praw.

Logi techniczne przechowujemy przez czas niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i wyjaśnienia incydentów. Dane potrzebne w związku z roszczeniami przechowujemy do upływu właściwych terminów przedawnienia lub prawomocnego zakończenia postępowania i wykonania rozstrzygnięcia, jeżeli wymaga to dłuższego okresu.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale część danych jest konieczna do zawarcia i wykonania umowy, dostarczenia zamówienia, wystawienia dokumentu rozliczeniowego lub udzielenia odpowiedzi.

Niepodanie niezbędnych danych może uniemożliwić wykonanie danej czynności.

Zgody na newsletter, opcjonalną analitykę i marketing są dobrowolne. Odmowa ich udzielenia nie uniemożliwia dokonania zakupu.

6. Odbiorcy danych

Dane możemy przekazywać podmiotom, które wspierają prowadzenie Sklepu, w zakresie niezbędnym do wykonywanych przez nie zadań, w szczególności:

• dostawcom platformy sklepowej, hostingu i narzędzi informatycznych, w tym Shopify;
• operatorom płatności;
• przewoźnikom, operatorom pocztowym i podmiotom realizującym dostawy;
• dostawcom obsługi korespondencji i newslettera, jeżeli korzystamy z takich usług;
• dostawcom narzędzi analitycznych i reklamowych, jeżeli są wdrożone i istnieje odpowiednia podstawa przetwarzania;
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i doradcze;
• organom publicznym oraz innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z prawa.

Część odbiorców przetwarza dane na nasze zlecenie, a część — np. określeni operatorzy płatności — może działać jako odrębni administratorzy danych.

7. Shopify

Sklep korzysta z platformy Shopify, która zapewnia rozwiązania techniczne umożliwiające prowadzenie sprzedaży internetowej.

Shopify przetwarza dane w zakresie związanym z obsługą platformy i dostępnych funkcji. W zależności od konkretnej usługi może działać jako podmiot przetwarzający dane na nasze zlecenie albo jako odrębny administrator.

Więcej informacji o zasadach przetwarzania danych przez Shopify znajduje się w Polityce prywatności Shopify. Informacje o technologiach cookies znajdują się w Polityce cookies Shopify.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z międzynarodowych dostawców, w tym Shopify, może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

W takich przypadkach przekazanie danych następuje z zastosowaniem mechanizmów wymaganych przez RODO, np. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są wymagane.

Informacje dotyczące zabezpieczeń stosowanych przy konkretnym przekazaniu, w tym możliwości uzyskania ich kopii, można otrzymać, kontaktując się z Administratorem.

9. Pliki cookies i podobne technologie

Sklep wykorzystuje cookies i podobne technologie do zapewnienia działania serwisu oraz — zależnie od wdrożonych narzędzi i zgód — do analityki, personalizacji i reklamy.

Cookies niezbędne służą m.in. utrzymaniu sesji, obsłudze koszyka, procesu zakupowego, bezpieczeństwu oraz zapamiętywaniu wyborów dotyczących prywatności. Nie wymagają zgody w zakresie, w jakim są niezbędne do świadczenia usługi wyraźnie żądanej przez Użytkownika lub transmisji komunikatu.

Cookies opcjonalne, w szczególności analityczne i marketingowe, są stosowane po uzyskaniu zgody, jeżeli wymagają jej przepisy.

Jeżeli w Sklepie stosowane są opcjonalne cookies, mechanizm zarządzania zgodami umożliwia ich zaakceptowanie, odrzucenie oraz późniejszą zmianę wyboru. Odmowa zgody na opcjonalne cookies nie uniemożliwia korzystania z podstawowych funkcji zakupowych.

Informacje o faktycznie używanych cookies, ich dostawcach, celach i okresach działania są udostępniane w mechanizmie zarządzania zgodami lub powiązanym z nim wykazie.

Użytkownik może również usuwać i blokować cookies w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie cookies niezbędnych może ograniczyć działanie koszyka, logowania lub składania zamówień.

10. Prawa Użytkownika

Na zasadach określonych w RODO Użytkownikowi przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją Użytkownika;
• wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, w tym związanego z nim profilowania;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu skorzystania z praw należy skontaktować się pod adresem protmex@op.pl. Jeżeli mamy uzasadnione wątpliwości dotyczące tożsamości osoby składającej żądanie, możemy poprosić o informacje niezbędne do jej potwierdzenia.

Użytkownik ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje dotyczące składania skarg znajdują się na stronie uodo.gov.pl.

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne dostosowane do charakteru przetwarzanych danych i związanego z nim ryzyka.

Dostęp do danych jest ograniczony do osób i podmiotów, które potrzebują go do realizacji określonych zadań. Prosimy o nieprzesyłanie haseł ani pełnych danych kart płatniczych w zwykłej korespondencji e-mail.

12. Linki do innych stron

Sklep może zawierać odnośniki do zewnętrznych stron, np. operatorów płatności lub mediów społecznościowych.

Przetwarzanie danych na takich stronach odbywa się zgodnie z zasadami ich operatorów. Przed skorzystaniem z usług zewnętrznych warto zapoznać się z odpowiednimi politykami prywatności.

13. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w związku ze zmianami przepisów, sposobu działania Sklepu lub wykorzystywanych usług.

Aktualną wersję publikujemy w Sklepie wraz z datą aktualizacji. Jeżeli wymagają tego przepisy lub charakter zmiany, poinformujemy Użytkowników w odpowiedni sposób. Zmiana Polityki nie zastępuje uzyskania nowej zgody, jeżeli taka zgoda jest wymagana.